Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die nachfolgend beschriebenen eigenen Verarbeitungsvorgänge im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Datenschutzanfragen können per E-Mail an info@butlivo.de oder schriftlich an diese Anschrift gerichtet werden. Ob ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist und gegebenenfalls dessen Kontaktdaten, ist noch zu klären.

2. Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten

Diese Erklärung beschreibt den Besuch der Website, die Registrierung und Nutzung von Butlivo sowie die damit verbundene Kommunikation und technische Datenverarbeitung.

Für Kontoverwaltung, Kommunikation und den sicheren Betrieb handelt der Betreiber grundsätzlich als Verantwortlicher. Soweit Nutzer personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden in Butlivo verarbeiten lassen, bleiben sie für Zwecke, Rechtsgrundlagen und Informationspflichten gegenüber diesen Personen verantwortlich. Eine Verarbeitung durch Butlivo auf ihre Weisung erfordert eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; deren Abschluss und die Einbeziehung der eingesetzten Dienstleister sind noch zu bestätigen.

3. Websitebesuch, Bereitstellung und Sicherheit

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen an die Hosting-Infrastruktur übermittelt. Technische Fehler können einschließlich Fehlermeldung, aufgerufener Seite und Diagnoseinformationen protokolliert werden. Soweit die Hosting-Umgebung eine Fehlerberichterstattung bereitstellt, können diese Informationen an den Plattformanbieter übermittelt werden.

Zwecke sind die Auslieferung der Website, die Fehlerbehebung und die Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in einem sicheren, funktionsfähigen Dienst. Umfang und Löschfristen der vom Hosting-Anbieter geführten Zugriffs- und Fehlerprotokolle sind noch zu bestätigen.

4. Benutzerkonto und Anmeldung

Bei Registrierung und Anmeldung werden insbesondere E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten, eine interne Benutzerkennung und Sitzungsinformationen verarbeitet. Diese Daten werden zur Kontoeinrichtung, Anmeldung und Verwaltung des Zugangs benötigt. Ohne die erforderlichen Kontodaten kann kein Benutzerkonto bereitgestellt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des Nutzungsvertrags beziehungsweise vorvertragliche Maßnahmen. Sicherheitsmaßnahmen und die Verhinderung unberechtigter Zugriffe erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Unternehmens-, Kunden- und Dokumentdaten

Je nach Eingabe verarbeitet Butlivo Unternehmensnamen, Namen und Anreden, Anschriften, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, Steuerangaben, Bankverbindungen und Logos sowie Artikel- und Leistungsbeschreibungen, Preise, Rechnungs- und Angebotspositionen, Datumsangaben, Zahlungsbedingungen, Status und individuelle Texte. Bei Importen werden die ausgewählten Datensätze und Importzusammenfassungen verarbeitet.

Die Daten dienen der Erstellung, Verwaltung, Anzeige und dem Export von Rechnungen und Angeboten, der Kunden- und Artikelverwaltung sowie den vom Nutzer gewählten Einstellungen. Dokumente enthalten gespeicherte Momentaufnahmen ihrer Inhalte und Einstellungen, damit nachträgliche Änderungen an Stammdaten bereits fertiggestellte Dokumente nicht verändern.

Die Bereitstellung dieser Funktionen gegenüber dem Kontoinhaber erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Daten, die Nutzer im Auftrag ihrer Kunden verarbeiten lassen, bestimmen die Nutzer die zulässige Rechtsgrundlage. Bitte geben Sie nur erforderliche Daten ein; besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, werden für die gewöhnliche Nutzung nicht benötigt.

6. E-Mail-Versand und Postfachdaten

Wenn Sie den E-Mail-Versand einrichten, verarbeitet Butlivo die von Ihnen angegebenen SMTP-Verbindungsdaten, den Benutzernamen, die Absenderangaben und das gespeicherte Passwort. Das gespeicherte Passwort wird in der Oberfläche nicht wieder angezeigt. Beim Verbindungstest werden die Zugangsdaten gegenüber dem eingetragenen Mailserver verwendet.

Beim Versand werden Empfängeradresse, Betreff, Nachricht und die ausgewählten Dokumentanhänge an Ihren E-Mail-Anbieter übermittelt; anschließend erfolgt die Zustellung über die beteiligten Maildienste. Die Speicherung und weitere Verarbeitung beim jeweiligen E-Mail-Anbieter richten sich nach dessen Bedingungen und Datenschutzhinweisen. Eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails wird nicht zugesichert. Die Transportverschlüsselung hängt von der gewählten Konfiguration und dem Mailserver ab.

Die Ausführung des vom Kontoinhaber beauftragten Tests und Versands beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Kundendaten auf den Weisungen des Nutzers. Bitte nutzen Sie nur ein Postfach, zu dessen Verwendung Sie berechtigt sind.

7. Hosting, Dienstleister und Übermittlungen

Für Bereitstellung, Datenbank, Anmeldung und serverseitige Funktionen wird Lovable Cloud eingesetzt. Die verfügbare Datenbankkonfiguration weist die EU-Region eu-west-1 aus. Daraus folgt keine Zusicherung, dass sämtliche Website-, Support-, Protokoll- und Sicherungsdaten ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet werden.

Empfänger können die für Hosting, Infrastruktur, Authentifizierung und technische Diagnose eingesetzten Dienstleister sein. Bei aktiviertem E-Mail-Versand kommen der vom Nutzer ausgewählte E-Mail-Anbieter und die an der Zustellung beteiligten Anbieter hinzu.

Noch zu bestätigen sind die vollständigen rechtlichen Namen der vertraglichen Auftragsverarbeiter, die einschlägigen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, Unterauftragsverarbeiter, Verarbeitungs- und Sicherungsstandorte sowie mögliche Zugriffe aus Drittländern. Für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums müssen die tatsächlich anwendbaren Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO, beispielsweise ein Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln, konkret benannt werden. Eine pauschale Garantie wird nicht abgegeben.

Informationen der Plattform: Lovable-Datenschutzhinweise und rechtliche Dokumente von Lovable. Diese ersetzen nicht die noch zu prüfenden Vertragsangaben für Butlivo.

8. Cookies und Speicher im Browser

Die Anwendung nutzt lokalen Browserspeicher für die Anmeldung und Sitzungsverwaltung. Die Bestätigung des Hinweises auf technisch notwendigen Speicher wird ebenfalls lokal gespeichert. Nicht gespeicherte Rechnungs- und Angebotseingaben werden im Sitzungsspeicher des jeweiligen Browser-Tabs zwischengesichert, damit sie nach einem Seitenwechsel wiederhergestellt werden können; dabei wird kein Datenbankentwurf angelegt. Nach erfolgreichem Speichern oder Verwerfen wird dieser Zwischenspeicher gelöscht, beim Schließen der Tab-Sitzung geht er grundsätzlich verloren.

Die Demo verwendet fiktive Daten und speichert Änderungen ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät. Lokale Daten können Sie über die Einstellungen Ihres Browsers löschen; dabei kann auch die Anmeldung oder die Wiederherstellung ungespeicherter Eingaben verloren gehen.

Soweit das Speichern oder Auslesen für die von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich ist, erfolgt es nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende personenbezogene Verarbeitung richtet sich je nach Zweck nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Die Anwendung enthält derzeit keine eigene Einbindung von Werbe- oder Besucheranalyse-Trackern; technische Fehlerdiagnose ist davon zu unterscheiden.

9. Extern geladene Schriftarten (Google Fonts)

Die Website lädt derzeit Schriftarten über die Google Fonts Web API. Dabei baut Ihr Browser Verbindungen zu Google auf und übermittelt unter anderem Ihre IP-Adresse, die angefragte Adresse und HTTP-Header wie Browserinformationen und gegebenenfalls die verweisende Seite. Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; eine weitere Verarbeitung durch Google-Unternehmen außerhalb des EWR ist zu prüfen.

Informationen: Google Fonts – Datenschutz und Google-Datenschutzerklärung.

Offener Datenschutzpunkt: Die Schriften werden gegenwärtig ohne vorgeschaltete Einwilligung extern geladen. Eine tragfähige Rechtsgrundlage und gegebenenfalls erforderliche Übermittlungsgarantien sind noch nicht bestätigt. Dieser Hinweis allein ersetzt keine erforderliche Einwilligung. Vor einer abschließenden Freigabe ist die lokale Bereitstellung der Schriftarten oder eine rechtlich geprüfte Einwilligungslösung erforderlich.

10. Anfragen und Kommunikation

Wenn Sie sich an den Betreiber wenden, werden Ihre Kontaktdaten und der Inhalt Ihrer Anfrage zur Bearbeitung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, Anfragen sachgerecht zu beantworten. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten können zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO begründen.

11. Speicherdauer, Export und Löschung

Kontodaten und gespeicherte Inhalte werden für die Bereitstellung des Benutzerkontos vorgehalten. Unter „Einstellungen → Konto & Datenschutz“ können Sie Unternehmens-, Kunden-, Artikel-, Rechnungs-, Angebots- und Importdaten als ZIP mit JSON-Dateien exportieren und die endgültige Kontolöschung anfordern. Der Export umfasst nicht das gespeicherte SMTP-Passwort.

Die Kontolöschung entfernt die dem Konto zugeordneten Anwendungsdaten, SMTP-Einstellungen und die Anmeldeidentität aus dem aktiven System. Daraus folgt keine sofortige Entfernung aus technischen Protokollen oder Sicherungskopien; deren konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen müssen noch anhand der Anbietervereinbarungen festgelegt und hier ergänzt werden. Gesetzlich aufzubewahrende eigene Geschäftsunterlagen des Betreibers können hiervon ausgenommen sein, soweit hierfür eine tatsächliche Pflicht besteht.

Nutzer bleiben für ihre eigenen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten verantwortlich und sollten notwendige Dokumente vor einer Löschung sichern. Butlivo ersetzt keine gesonderte Prüfung einer gesetzeskonformen Archivierung. Für Kontaktanfragen, Sicherheitsprotokolle, Backups und eigene Geschäftsunterlagen fehlt noch ein verbindlich bestätigtes Löschkonzept; frei erfundene Tages- oder Jahresfristen werden deshalb nicht angegeben.

12. Ihre Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Gegen Direktwerbung wäre ein Widerspruch jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an den oben genannten Verantwortlichen. Soweit erforderlich, kann zur Vermeidung unberechtigter Auskünfte eine angemessene Identitätsprüfung erfolgen. Für Daten, die ein Butlivo-Nutzer als Verantwortlicher über Sie eingegeben hat, ist grundsätzlich dieser Nutzer Ihr Ansprechpartner; Butlivo unterstützt ihn im Rahmen seiner Pflichten.

13. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für einen privaten Anbieter mit Sitz in Bayern ist grundsätzlich folgende Behörde zuständig:

Online-Beschwerde beim BayLDA · Kontakt zur Aufsichtsbehörde

14. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

Butlivo trifft im beschriebenen Funktionsumfang keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO und verwendet dafür kein Profiling. Berechnungen von Dokumentbeträgen und Status dienen der vom Nutzer gewünschten Dokumentverwaltung.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Stand: 4. November 2026.